Combien de temps conserver ses factures quand on change de logiciel ?

Dix ans à partir de la clôture de l’exercice pour le code de commerce (article L123-22), six ans pour le droit de contrôle du fisc (article L102 B du livre des procédures fiscales). Ce délai court même si ton logiciel gratuit ferme ou change ses conditions : exporte régulièrement tes factures, et les factures électroniques dans leur format d’origine.

Un logiciel de facturation gratuit sera-t-il conforme à la facture électronique ?

Seulement s’il émet au format structuré (Factur-X, UBL ou CII) et s’il est lui-même plateforme agréée ou raccordé à une plateforme agréée. Au plus tard le 1er septembre 2027, tes factures aux clients professionnels devront partir ainsi, et tes ventes aux particuliers donneront lieu au e-reporting. Demande à l’éditeur par quelle plateforme agréée tes factures partiront.

Peut-on faire ses factures sur Excel quand on est artisan ?

Aujourd’hui, oui, si chaque facture porte les mentions obligatoires et un numéro continu, sans trou ni doublon. Le risque est pratique : un fichier dupliqué à la main finit par sauter ou répéter un numéro. Et au plus tard le 1er septembre 2027, un PDF tiré d’Excel ne vaudra plus facture envers un client professionnel.

16 octobre 2026 · 8 min de lecture

Logiciel de facturation gratuit pour artisan : ce qu’il doit faire, et où il s’arrête

Q: Un logiciel de facturation gratuit est-il légal pour un artisan ?

Oui. Aucun texte n’impose un logiciel payant : une facture est valable si elle porte les mentions obligatoires, un numéro pris dans une séquence chronologique et continue (article 242 nonies A de l’annexe II du CGI) et si tu la conserves 10 ans. Ce que le prix ne garantit pas, c’est que l’outil tienne ces règles : à toi de le vérifier.

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« Gratuit » ne dit rien de ce qu'un logiciel fait de tes factures. Certains outils gratuits tiennent la numérotation, la TVA du bâtiment et l'archivage mieux que des payants ; d'autres te laissent tout faire à la main avec un joli modèle. La bonne question n'est donc pas « combien ça coûte », mais « est-ce que ça tient mes obligations ». Voici ce qu'un logiciel de facturation, gratuit ou non, doit faire pour un artisan, le test pour le vérifier en dix minutes, et les limites qu'on rencontre le plus souvent.

La réponse courte

Un logiciel de facturation gratuit suffit à un artisan s'il tient cinq obligations : les mentions obligatoires, une numérotation continue, la TVA du bâtiment (taux multiples, franchise), la conservation des factures pendant 10 ans, et, au plus tard le 1er septembre 2027, l'émission électronique vers les clients professionnels. Le prix ne garantit rien : vérifie chaque point sur une vraie facture avant d'y mettre ton historique.

Les cinq obligations qu'un logiciel doit tenir, gratuit ou pas

1. Les mentions obligatoires

Ton identité (avec « EI » si tu es entrepreneur individuel), SIREN, le client, la date, la date de la prestation, la désignation précise, quantités et prix unitaires, TVA par taux, conditions de paiement, pénalités de retard et indemnité de 40 € pour un client professionnel, attestation décennale jointe. Le détail est dans notre liste des mentions obligatoires de la facture. Un bon outil les remplit à partir de tes réglages ; un mauvais te laisse un champ libre en pied de page.

2. La numérotation continue

Chaque facture porte un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue (article 242 nonies A, I, 7° de l'annexe II du CGI). Le logiciel doit attribuer le numéro lui-même, sans trou, et interdire la suppression d'une facture émise : on corrige par un avoir. Si l'outil te laisse effacer une facture et réutiliser son numéro, il te met en faute. Les règles et les formats valables sont dans notre article sur la numérotation des factures.

3. La TVA du bâtiment

Un même chantier peut mêler 20 %, 10 % et 5,5 %, avec la mention que le client certifie pour le taux réduit. Un micro-entrepreneur, lui, a besoin de la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sans aucune ligne de TVA. Beaucoup d'outils gratuits sont pensés pour tous les métiers : vérifie qu'ils gèrent ces deux cas.

4. La conservation

Les factures se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice (article L123-22 du code de commerce), et l'administration peut les demander pendant 6 ans (article L102 B du livre des procédures fiscales), selon service-public.fr. C'est toi qui portes cette obligation, pas l'éditeur. Si l'outil gratuit ferme, change ses conditions ou bloque l'accès à ton historique, le délai court quand même.

5. La facture électronique

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Au plus tard le 1er septembre 2027, les TPE, PME et micro-entreprises devront émettre leurs factures aux clients professionnels dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII), via une plateforme agréée, et transmettre le e-reporting de leurs ventes aux particuliers. Un logiciel de facturation n'a pas besoin d'être lui-même plateforme agréée, mais il doit y être raccordé. La différence est expliquée dans notre article sur la plateforme agréée.

Le test en dix minutes, avant d'adopter un outil gratuit

Avant de basculer tes clients dedans, fais une facture d'essai réaliste et vérifie :

Le numéro est attribué tout seul, et la facture suivante prend le suivant.
Une facture émise ne se supprime pas ; l'outil propose un avoir.
Une facture d'acompte se déduit proprement de la facture de solde.
Deux taux de TVA sur la même facture donnent deux lignes de TVA.
En franchise, la mention 293 B s'imprime, sans ligne de TVA.
Les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € sont en pied de facture.
Tu peux exporter toutes tes factures d'un coup, en PDF et en données.
L'éditeur dit par quelle plateforme agréée tes factures partiront en 2027, et si le e-reporting est compris.

Un outil qui rate deux cases ou plus te fera perdre plus de temps qu'il ne t'en fait gagner.

Les limites qu'on rencontre le plus souvent

Les modèles économiques varient : quota de documents, fonctions avancées payantes, gratuité adossée à un compte bancaire ou à une plateforme de facturation électronique. Les offres de plusieurs éditeurs, relevées et datées, sont comparées dans notre article logiciel de devis gratuit ou payant. Côté facture, les limites qui reviennent :

pas de facture de situation : sur un chantier long, tu refais les pourcentages d'avancement à la main. Notre guide de la facture de situation montre ce qu'un outil doit calculer ;
pas de suivi des retards : la facture part, et personne ne te dit qu'elle a dépassé son délai de paiement ;
la mention de l'éditeur sur tes documents ;
l'export limité : un historique que tu ne peux pas récupérer en entier est un historique que tu ne contrôles pas.

Le cas Word ou Excel

Un modèle Word ou Excel reste légal aujourd'hui, à condition de tenir toi-même les mentions et la numérotation. C'est là qu'il casse : un fichier dupliqué à la main finit par sauter ou répéter un numéro, et une formule écrasée fausse un total. Surtout, à partir de septembre 2027, un PDF tiré de Word ou d'Excel et envoyé par e-mail ne vaudra plus facture envers un client professionnel. Pour tes clients particuliers, il restera valable, mais tes ventes devront quand même remonter par le e-reporting.

Et Izi-Devis ?

Izi-Devis n'est pas un logiciel gratuit. Son offre Free sert à essayer : 5 devis offerts à vie, sans carte bancaire, jamais rechargés ; une fois utilisés, tes devis restent consultables et exportables. L'essai Pro dure 30 jours, rien n'est prélevé pendant l'essai. Ce que tu y trouves, côté facturation :

des factures d'acompte, de situation et de solde nées du devis signé, acomptes déduits automatiquement, et des avoirs ;
une numérotation séquentielle, sans saut, et une facture finalisée verrouillée ;
la TVA par taux, ou la mention 293 B en franchise ;
des factures au format Factur-X dès octobre 2026, et l'émission électronique comme le e-reporting intégrés pour l'échéance de septembre 2027, sans hausse d'abonnement.